Lista kontrolna
Nabór wystawców na sezon 2027
Dziesięć kroków od otwarcia naboru do rozliczenia po targu, dla organizatorów targów, jarmarków, pchlich targów i zlotów street foodu.
Otwórzcie nabór wcześnie
Otwórzcie nabór 8 do 10 tygodni przed pierwszym dniem targowym i podajcie datę odpowiedzi. Wystawcy planują sezon zimą.
W Standbooku: dni targowe dodacie całą serią (np. każdą sobotę od maja do września), a nabór na stałe miejsca przyjmuje wnioski do wyznaczonego terminu i pokazuje się na stronie targu.
Przygotujcie plan z numerami i ceny
Zanim cokolwiek ogłosicie, ponumerujcie miejsca i przy każdym zapiszcie szerokość frontu, głębokość i dostęp do prądu. Podajcie cenę od razu w ogłoszeniu, za stoisko albo za metr frontu, bo pytania „ile to kosztuje” zabierają najwięcej czasu.
W Standbooku: plan zbudujecie ze zdjęcia szkicu, pliku PDF albo arkusza, przy stoiskach wpiszecie wymiary i prąd, a cenę za dzień ustawicie za stoisko albo za metr frontu i możecie ją pokazać wystawcom przed zgłoszeniem.
Pytajcie tylko o to, co naprawdę sprawdzicie
Wystarczą: nazwa firmy, osoba do kontaktu, telefon, e-mail, asortyment i potrzebny prąd. Dopiszcie dwa, trzy pytania ważne dla Was (np. czy wystawca ma własny namiot albo przyczepę gastronomiczną), a resztę ustalicie po akceptacji.
W Standbooku: formularz zgłoszenia nie wymaga zakładania konta, a własne pytania (tak albo nie, wybór z listy, krótki tekst) możecie oznaczyć jako wymagane.
Spiszcie wymagane dokumenty i regulamin
Napiszcie wprost, jakich dokumentów oczekujecie (np. zaświadczenie sanepidu przy żywności, ubezpieczenie, przegląd instalacji gazowej w przyczepie gastronomicznej) i do kiedy trzeba je dostarczyć. Krótki regulamin z godzinami wjazdu, zasadami rezygnacji i sprzątania oszczędzi Wam sporów w sezonie.
W Standbooku: wystawca widzi listę dokumentów w formularzu i akceptuje Wasz regulamin, a przy wystawcy odnotujecie dokument z datą ważności i zobaczycie braki na planie dnia.
Dajcie znać tam, gdzie wystawcy już są
Najpierw napiszcie do zeszłorocznych wystawców, zanim ogłosicie nabór publicznie: stali bywalcy są najpewniejsi. Potem umieśćcie jeden i ten sam link na swojej stronie, w mediach społecznościowych i w grupach wystawców, żeby zgłoszenia nie spływały kilkoma drogami.
W Standbooku: na swoją stronę wkleicie przycisk z linkiem albo cały plan z formularzem w ramce, a zgłoszenia z obu miejsc trafiają do jednego panelu.
Odpowiadajcie w obiecanym terminie
Przeglądajcie zgłoszenia raz albo dwa razy w tygodniu i pilnujcie różnorodności asortymentu, bo pięć stoisk z tym samym towarem szkodzi i wystawcom, i targowi. Odmowa z krótkim powodem jest lepsza niż milczenie, a wystawca szybciej znajdzie inny termin.
W Standbooku: zgłoszenie akceptujecie albo odrzucacie jednym kliknięciem, przy odmowie możecie podać powód, a przed decyzją wysłać wystawcy pytanie, na które odpowie na stronie swojego zgłoszenia.
Prowadźcie listę rezerwową
Część wystawców zawsze rezygnuje w ostatnich dniach, więc nie odsyłajcie nadmiarowych zgłoszeń z niczym. Ustalcie jasną zasadę, kto dostaje zwolnione miejsce (np. kolejność zapisów), i trzymajcie się jej.
W Standbooku: gdy wszystkie stoiska w danym dniu są zajęte, wystawca zapisuje się na listę rezerwową, a po zwolnieniu stoiska pierwsza osoba z listy dostaje e-mail z zaproszeniem do zgłoszenia.
Ustalcie termin płatności i pilnujcie go
Podajcie w potwierdzeniu kwotę, termin wpłaty (np. 14 dni od akceptacji) i to, co dzieje się z miejscem, gdy wpłaty nie ma. Przy stałych miejscach na cały sezon rozłóżcie opłatę na raty z konkretnymi datami.
W Standbooku: wystawca może zapłacić za stoisko online kartą albo BLIK i status ustawia się sam, wpłaty przelewem lub gotówką oznaczacie w panelu, a opłaty okresowe wystawicie w ratach i zobaczycie zaległości.
Tydzień przed targiem wyślijcie informacje praktyczne
Jedna wiadomość do wszystkich wystawców danego dnia: godziny wjazdu i rozładunku, gdzie parkować, gdzie jest prąd i woda, numer telefonu do osoby na miejscu. Dzień przed targiem wystarczy krótkie przypomnienie z numerem stoiska.
W Standbooku: wyślecie jeden e-mail do wszystkich wystawców dnia w ukrytej kopii, a przypomnienie dzień przed targiem wychodzi samo o ustawionej godzinie.
Na targu sprawdźcie obecność, potem rozliczcie dzień
Osoba na miejscu powinna mieć wydrukowany plan z kontaktami i listę, na której odhacza przybyłych; nieobecności bez uprzedzenia zapiszcie, przydadzą się przy następnym naborze. W tym samym tygodniu zamknijcie płatności za dzień i zanotujcie, których wystawców chcecie zaprosić na kolejny sezon.
W Standbooku: plan dnia wydrukujecie z listą stoisk i kontaktami, obecność odhaczycie na telefonie, a w zakładce Rozliczenia zobaczycie, kto zapłacił, i pobierzecie zestawienie miesiąca dla księgowości.
Chcecie poprowadzić nabór 2027 na planie swojego targu?
Załóżcie konto i wgrajcie plan, albo prześlijcie nam szkic, a przygotujemy go za Was.
Załóż konto