Check-list
Recrutement des exposants pour la saison 2027
Dix étapes, de l’ouverture des candidatures jusqu’au bilan après le marché, pour les organisateurs de marchés, foires, brocantes et festivals de street food.
Ouvrez les candidatures tôt
Ouvrez les candidatures 8 à 10 semaines avant le premier jour de marché et indiquez la date de votre réponse. Les exposants planifient leur saison en hiver.
Dans Standbook: vous ajoutez les jours de marché en série (par ex. chaque samedi de mai à septembre), et l’appel à candidatures pour les stands fixes reçoit les demandes jusqu’à la date fixée et s’affiche sur la page de votre marché.
Préparez un plan numéroté et vos tarifs
Avant toute annonce, numérotez les emplacements et notez pour chacun la façade, la profondeur et l’accès à l’électricité. Indiquez le prix dès l’annonce, par stand ou par mètre de façade, car les questions « combien ça coûte ? » sont celles qui prennent le plus de temps.
Dans Standbook: vous créez le plan à partir de la photo d’un croquis, d’un PDF ou d’un tableur, vous saisissez les dimensions et l’électricité de chaque stand, vous fixez le prix par jour par stand ou par mètre de façade et pouvez l’afficher aux exposants avant leur demande.
Ne demandez que ce que vous vérifierez vraiment
Cela suffit : nom de l’entreprise, personne à contacter, téléphone, e-mail, produits et besoin en électricité. Ajoutez deux ou trois questions importantes pour vous (par ex. si l’exposant a son propre barnum ou sa remorque de restauration) et réglez le reste après l’acceptation.
Dans Standbook: le formulaire de demande ne nécessite pas de créer un compte, et vous pouvez rendre obligatoires vos propres questions (oui ou non, choix dans une liste, texte court).
Listez les documents requis et le règlement
Dites clairement quels documents vous attendez (par ex. attestation d’hygiène alimentaire pour l’alimentaire, assurance, contrôle de l’installation gaz de la remorque de restauration) et la date limite pour les fournir. Un règlement court avec les horaires d’installation, les règles d’annulation et de nettoyage vous évitera des litiges pendant la saison.
Dans Standbook: l’exposant voit la liste des documents dans le formulaire et accepte votre règlement, et vous notez dans sa fiche chaque document avec sa date de validité et voyez ce qui manque sur le plan du jour.
Faites-le savoir là où les exposants sont déjà
Écrivez d’abord aux exposants de l’an dernier, avant d’annoncer les candidatures publiquement : les habitués sont les plus fiables. Publiez ensuite un seul et même lien sur votre site, sur les réseaux sociaux et dans les groupes d’exposants, pour que les demandes n’arrivent pas par plusieurs canaux.
Dans Standbook: vous ajoutez sur votre site un bouton avec le lien ou tout le plan avec le formulaire dans un cadre, et les demandes des deux endroits arrivent dans un seul panneau.
Répondez dans le délai promis
Passez les demandes en revue une ou deux fois par semaine et veillez à la diversité des produits, car cinq stands avec la même marchandise nuisent aux exposants comme au marché. Un refus avec une courte raison vaut mieux que le silence, et l’exposant trouvera plus vite une autre date.
Dans Standbook: vous acceptez ou refusez une demande en un clic, pouvez indiquer la raison d’un refus et, avant de décider, envoyer à l’exposant une question à laquelle il répond sur la page de sa demande.
Tenez une liste d’attente
Certains exposants se désistent toujours dans les derniers jours, alors ne renvoyez pas les demandes en surnombre sans suite. Fixez une règle claire pour attribuer un stand libéré (par ex. l’ordre d’inscription) et tenez-vous-y.
Dans Standbook: quand tous les stands d’un jour sont pris, l’exposant s’inscrit sur la liste d’attente, et dès qu’un stand se libère, la première personne de la liste reçoit un e-mail l’invitant à faire sa demande.
Fixez un délai de paiement et faites-le respecter
Indiquez dans la confirmation le montant, le délai de paiement (par ex. 14 jours après l’acceptation) et ce qu’il advient de l’emplacement si le paiement n’arrive pas. Pour les stands fixes sur toute la saison, échelonnez le montant en plusieurs versements à dates précises.
Dans Standbook: l’exposant peut payer son stand en ligne par carte et le statut se met à jour tout seul, vous marquez les virements ou les paiements en espèces dans le panneau, et vous émettez les frais périodiques en plusieurs versements et voyez les retards.
Une semaine avant le marché, envoyez les infos pratiques
Un seul message à tous les exposants du jour : horaires d’arrivée et de déchargement, où se garer, où trouver l’électricité et l’eau, numéro de téléphone de la personne sur place. La veille, un court rappel avec le numéro du stand suffit.
Dans Standbook: vous envoyez un seul e-mail à tous les exposants du jour en copie cachée, et le rappel de la veille part tout seul à l’heure choisie.
Au marché, pointez les présences, puis faites le bilan du jour
La personne sur place doit avoir un plan imprimé avec les contacts et une liste pour cocher les arrivées ; notez les absences sans prévenir, elles serviront au prochain recrutement. La même semaine, clôturez les paiements du jour et notez les exposants que vous voulez réinviter la saison prochaine.
Dans Standbook: vous imprimez le plan du jour avec la liste des stands et les contacts, pointez les présences sur votre téléphone, et dans l’onglet Facturation vous voyez qui a payé et téléchargez le récapitulatif du mois pour votre comptable.
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