Kontrolní seznam
Nábor vystavovatelů na sezónu 2027
Deset kroků od otevření přihlášek po vyúčtování po trhu, pro pořadatele trhů, jarmarků, bleších trhů a street food festivalů.
Otevřete přihlášky včas
Otevřete přihlášky 8 až 10 týdnů před prvním tržním dnem a uveďte, do kdy odpovíte. Vystavovatelé plánují sezónu v zimě.
Ve Standbooku: tržní dny přidáte celou sérií (např. každou sobotu od května do září) a výběr stálých stánků přijímá přihlášky do stanoveného termínu a ukazuje se na stránce vašeho trhu.
Připravte plán s čísly a ceny
Než cokoli zveřejníte, očíslujte místa a u každého si zapište šířku čela, hloubku a přístup k elektřině. Cenu uveďte rovnou v oznámení, za stánek nebo za metr čela, protože dotazy „kolik to stojí“ zaberou nejvíc času.
Ve Standbooku: plán vytvoříte z fotky náčrtu, souboru PDF nebo tabulky, u stánků vyplníte rozměry a elektřinu, denní cenu nastavíte za stánek nebo za metr čela a můžete ji vystavovatelům ukázat ještě před žádostí.
Ptejte se jen na to, co opravdu ověříte
Stačí: název firmy, kontaktní osoba, telefon, e-mail, sortiment a potřeba elektřiny. Přidejte dvě, tři otázky důležité pro vás (např. jestli má vystavovatel vlastní stan nebo gastro přívěs) a zbytek domluvte po schválení.
Ve Standbooku: formulář žádosti nevyžaduje zakládání účtu a vlastní otázky (ano nebo ne, výběr ze seznamu, krátký text) můžete označit jako povinné.
Sepište požadované doklady a podmínky
Napište jasně, jaké doklady čekáte (např. potravinářské a hygienické doklady u potravin, pojištění, revizi plynového zařízení v gastro přívěsu) a do kdy je musí vystavovatel dodat. Krátké podmínky s časy příjezdu, pravidly pro zrušení a úklid vám ušetří spory během sezóny.
Ve Standbooku: vystavovatel vidí seznam dokladů ve formuláři a přijímá vaše podmínky, u vystavovatele zaznamenáte doklad s datem platnosti a chybějící doklady uvidíte na plánu dne.
Dejte vědět tam, kde už vystavovatelé jsou
Nejdřív napište loňským vystavovatelům, ještě než přihlášky oznámíte veřejně: stálí vystavovatelé jsou nejspolehlivější. Pak dejte jeden a tentýž odkaz na svůj web, na sociální sítě a do skupin vystavovatelů, aby žádosti nepřicházely několika cestami.
Ve Standbooku: na svůj web vložíte tlačítko s odkazem nebo celý plán s formulářem v rámečku a žádosti z obou míst přicházejí do jednoho panelu.
Odpovídejte v slíbeném termínu
Procházejte žádosti jednou nebo dvakrát týdně a hlídejte pestrost sortimentu, protože pět stánků se stejným zbožím škodí vystavovatelům i trhu. Odmítnutí s krátkým důvodem je lepší než mlčení a vystavovatel si dřív najde jiný termín.
Ve Standbooku: žádost schválíte nebo zamítnete jedním kliknutím, při zamítnutí můžete uvést důvod a před rozhodnutím poslat vystavovateli dotaz, na který odpoví na stránce své žádosti.
Veďte čekací listinu
Část vystavovatelů vždycky v posledních dnech odstoupí, takže nadbytečné žádosti neodmítejte naprázdno. Stanovte jasné pravidlo, kdo dostane uvolněné místo (např. pořadí zápisu), a držte se ho.
Ve Standbooku: když jsou všechny stánky v daném dni obsazené, vystavovatel se zapíše na čekací listinu, a jakmile se stánek uvolní, první na listině dostane e-mail s pozvánkou k žádosti.
Stanovte termín platby a hlídejte ho
V potvrzení uveďte částku, termín platby (např. 14 dní od schválení) a co se stane s místem, když platba nepřijde. U stálých stánků na celou sezónu rozložte poplatek do splátek s konkrétními daty.
Ve Standbooku: vystavovatel může za stánek zaplatit online kartou a stav se nastaví sám, platby převodem nebo v hotovosti označíte v panelu a pravidelné poplatky vystavíte ve splátkách a uvidíte nedoplatky.
Týden před trhem pošlete praktické informace
Jedna zpráva všem vystavovatelům daného dne: časy příjezdu a vykládky, kde parkovat, kde je elektřina a voda, telefon na osobu na místě. Den před trhem stačí krátká připomínka s číslem stánku.
Ve Standbooku: pošlete jeden e-mail všem vystavovatelům dne ve skryté kopii a připomínka den před trhem odejde sama v nastavenou hodinu.
Na trhu zkontrolujte přítomnost, potom vyúčtujte den
Osoba na místě by měla mít vytištěný plán s kontakty a seznam, na kterém odškrtává příchozí; neohlášené absence si zapište, budou se hodit při dalším náboru. Ve stejném týdnu uzavřete platby za den a poznamenejte si, které vystavovatele chcete pozvat na další sezónu.
Ve Standbooku: plán dne vytisknete se seznamem stánků a kontakty, přítomnost odškrtnete v telefonu a v záložce Vyúčtování uvidíte, kdo zaplatil, a stáhnete měsíční přehled pro účetní.
Chcete vést nábor 2027 na plánu svého trhu?
Založte si účet a nahrajte plán, nebo nám pošlete náčrt a my ho připravíme za vás.
Založit účet