Checkliste
Ausstellerbewerbung für die Saison 2027
Zehn Schritte von der Eröffnung der Bewerbung bis zur Abrechnung nach dem Markt, für Veranstalter von Märkten, Messen, Flohmärkten und Street-Food-Festivals.
Öffnen Sie die Bewerbung früh
Öffnen Sie die Bewerbung 8 bis 10 Wochen vor dem ersten Markttag und nennen Sie das Datum, bis zu dem Sie antworten. Aussteller planen ihre Saison im Winter.
In Standbook: Markttage legen Sie als ganze Serie an (z. B. jeden Samstag von Mai bis September), und die Bewerbung für feste Stände nimmt Anträge bis zum festgelegten Termin an und erscheint auf der Seite Ihres Marktes.
Bereiten Sie einen nummerierten Plan und die Preise vor
Bevor Sie etwas ankündigen, nummerieren Sie die Plätze und notieren Sie bei jedem Frontbreite, Tiefe und Stromanschluss. Nennen Sie den Preis gleich in der Ankündigung, pro Stand oder pro Meter Frontbreite, denn Fragen wie „Was kostet das?“ kosten die meiste Zeit.
In Standbook: den Plan erstellen Sie aus einem Foto einer Skizze, einer PDF-Datei oder einer Tabelle, bei den Ständen tragen Sie Maße und Strom ein, den Tagespreis legen Sie pro Stand oder pro Meter Frontbreite fest und können ihn den Ausstellern schon vor der Anfrage zeigen.
Fragen Sie nur, was Sie wirklich prüfen
Es genügen: Firmenname, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Sortiment und Strombedarf. Ergänzen Sie zwei, drei Fragen, die Ihnen wichtig sind (z. B. ob der Aussteller ein eigenes Zelt oder einen Foodtrailer hat), und klären Sie den Rest nach der Zusage.
In Standbook: für das Anfrageformular ist kein Konto nötig, und eigene Fragen (Ja oder Nein, Auswahl aus einer Liste, kurzer Text) können Sie als Pflichtfeld markieren.
Legen Sie Pflichtunterlagen und Ausstellerbedingungen fest
Schreiben Sie klar, welche Unterlagen Sie erwarten (z. B. Nachweis der Lebensmittelhygiene bzw. Gesundheitszeugnis bei Lebensmitteln, Versicherung, Prüfung der Gasanlage im Foodtrailer) und bis wann sie vorliegen müssen. Kurze Ausstellerbedingungen mit Aufbauzeiten, Regeln für Absagen und Reinigung ersparen Ihnen Streit in der Saison.
In Standbook: der Aussteller sieht die Liste der Unterlagen im Formular und akzeptiert Ihre Ausstellerbedingungen, beim Aussteller vermerken Sie jedes Dokument mit Ablaufdatum und sehen fehlende Unterlagen im Tagesplan.
Werben Sie dort, wo die Aussteller schon sind
Schreiben Sie zuerst den Ausstellern des Vorjahres, bevor Sie die Bewerbung öffentlich ankündigen: Stammaussteller sind am verlässlichsten. Stellen Sie danach ein und denselben Link auf Ihre Website, in die sozialen Medien und in Ausstellergruppen, damit Anfragen nicht über mehrere Wege eintreffen.
In Standbook: auf Ihrer Website binden Sie einen Button mit dem Link oder den ganzen Plan mit Formular in einem Rahmen ein, und Anfragen aus beiden Quellen landen in einem Panel.
Antworten Sie im versprochenen Zeitraum
Sehen Sie die Anfragen ein- oder zweimal pro Woche durch und achten Sie auf ein vielfältiges Sortiment, denn fünf Stände mit derselben Ware schaden den Ausstellern und dem Markt. Eine Absage mit kurzer Begründung ist besser als Schweigen, und der Aussteller findet schneller einen anderen Termin.
In Standbook: eine Anfrage nehmen Sie mit einem Klick an oder lehnen sie ab, bei einer Absage können Sie einen Grund angeben, und vor der Entscheidung können Sie dem Aussteller eine Frage schicken, die er auf der Seite seiner Anfrage beantwortet.
Führen Sie eine Warteliste
Einige Aussteller sagen immer in den letzten Tagen ab, schicken Sie überzählige Bewerber also nicht mit leeren Händen weg. Legen Sie eine klare Regel fest, wer einen frei gewordenen Stand bekommt (z. B. Reihenfolge der Anmeldung), und halten Sie sich daran.
In Standbook: sind an einem Tag alle Stände belegt, setzt sich der Aussteller auf die Warteliste, und wird ein Stand frei, erhält die erste Person auf der Liste eine E-Mail mit der Einladung zur Anfrage.
Legen Sie eine Zahlungsfrist fest und achten Sie darauf
Nennen Sie in der Bestätigung den Betrag, die Zahlungsfrist (z. B. 14 Tage nach der Zusage) und was mit dem Platz geschieht, wenn keine Zahlung eingeht. Bei festen Ständen für die ganze Saison teilen Sie die Gebühr in Raten mit konkreten Terminen auf.
In Standbook: der Aussteller kann den Stand online per Karte bezahlen und der Status setzt sich von selbst, Überweisungen oder Barzahlungen markieren Sie im Panel, und wiederkehrende Gebühren stellen Sie in Raten aus und sehen Rückstände.
Schicken Sie eine Woche vorher die praktischen Infos
Eine Nachricht an alle Aussteller des Tages: Zeiten für Anfahrt und Entladen, wo man parkt, wo Strom und Wasser sind, Telefonnummer der Person vor Ort. Am Tag vor dem Markt genügt eine kurze Erinnerung mit der Standnummer.
In Standbook: Sie schicken eine E-Mail an alle Aussteller des Tages in BCC, und die Erinnerung am Vortag geht zur eingestellten Uhrzeit von selbst hinaus.
Prüfen Sie auf dem Markt die Anwesenheit, dann rechnen Sie den Tag ab
Die Person vor Ort sollte einen gedruckten Plan mit Kontakten und eine Liste zum Abhaken der Angekommenen haben; notieren Sie unentschuldigtes Fehlen, das hilft bei der nächsten Bewerbungsrunde. Schließen Sie in derselben Woche die Zahlungen für den Tag ab und notieren Sie, welche Aussteller Sie für die nächste Saison einladen wollen.
In Standbook: den Tagesplan drucken Sie mit Standliste und Kontakten, die Anwesenheit haken Sie auf dem Handy ab, und im Bereich Abrechnung sehen Sie, wer bezahlt hat, und laden die Monatsübersicht für die Buchhaltung herunter.
Möchten Sie die Bewerbung 2027 auf dem Plan Ihres eigenen Marktes führen?
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